Gelen ilgi bir çalışanın telefonunda kalmaz, panoda aşama aşama izlenir. İşlem gününden sonra da fotoğraf ve kontrol takibi dosyada sürer.
Bu çözümü saç ekim merkezi programı, saç ekimi hasta takip programı, saç ekim kliniği yazılımı ya da saç ekimi CRM diye arıyor olabilirsiniz. Hangi adla ararsanız arayın sorun aynı: bu sektörde satış tek görüşmede kapanmıyor. Mesaj gelir, fotoğraf istenir, fiyat konuşulur, karar haftalar sonra çıkar. Bu uzun sürecin tamamı genelde bir çalışanın WhatsApp geçmişinde kalır ve o çalışan işten ayrıldığında birlikte gider.
Bu sayfada gelen ilginin nasıl kayda alındığını, aşamalar arasında nasıl taşındığını, konsültasyonun nasıl dosyalandığını, altıncı ve on ikinci ay fotoğraf takibinin nasıl çarpıtılmadan yapıldığını ve tahsilatın nasıl izlendiğini anlattık. Yapmadığımız şeyleri de açıkça yazdık — çünkü bu sektörde en çok abartılan iddialar burada.
Fiyat verilmiş, fotoğraf alınmış, hasta düşünüyor. Bu bilginin tamamı tek bir kişinin sohbet geçmişinde. O kişi izne çıkınca süreç duruyor.
"Bir düşünüp döneceğim" diyen hastaya bir daha dönülmüyor. Oysa bu sektörde işlemlerin önemli bir kısmı ikinci ya da üçüncü temasta kapanıyor.
İşlem yapıldı, hasta gitti. Altıncı ayda kim gelecekti, kimin fotoğrafı eksikti belli değil. En değerli referans malzemesi böyle kaybediliyor.
Ay içinde kaç görüşme yapıldı, kaçı işleme dönüştü, hangi kanaldan geldi? Rakam olmadığı için reklam bütçesi hisle dağıtılıyor.
Kayıt kanban görünümünde sürüklenir ya da liste olarak çalışılır. Kimin sırada beklediği kimsenin hafızasına kalmaz.
Her potansiyel hasta beş aşamadan birinde durur: yeni, iletişim kuruldu, nitelikli, dönüştü, kaybedildi. Aşama değiştikçe pano güncellenir, böylece kimin arandığı ve kimin beklediği bakışta görünür. Her kayda kaynak yazarsınız — Instagram, Google, tavsiye — ve ay sonunda hangi kanalın gerçekten işlem getirdiğini rakamla görürsünüz. Etiket ekleyip not tutabilirsiniz.
Hasta karar verdiğinde kayıt tek işlemle danışan dosyasına dönüştürülür; o güne kadar biriken görüşme geçmişi kaybolmaz, hastanın dosyasıyla birlikte devam eder. Vazgeçenler de kaybedildi aşamasında durur, çünkü altı ay sonra tekrar dönen hasta bu sektörde sık görülür.
Kayıtlı olmayan bir numaradan ilk mesaj geldiğinde sistem potansiyel hasta kaydını kendisi açabilir. Botun yönlendirdiği görüşmelerde de kayıt oluşabilir.
Net olalım: bu davranış varsayılan olarak kapalıdır, ayarlardan açmanız gerekir. Kapalı bırakırsanız kaydı elle siz eklersiniz. Gelen her mesajın koşulsuz panoya düşmesi gibi bir davranış yoktur; kontrol sizde kalır.
Saç ekimi çok değişkenli bir işlem ve her merkez farklı ölçüyor. Bu yüzden hazır bir şablon dayatmak yerine kendi şablonunuzu kurmanızı sağlıyoruz. Bir kez tanımlarsınız, sonra her işlemde aynı düzende dolar.
Hasta kartına da özel alan ekleyebilirsiniz: dökülme derecesi, geldiği ülke, danışman personel gibi. Konsültasyonu isterseniz hastaya link göndererek doldurtursunuz; formun geçerlilik süresini siz belirlersiniz ve gelen cevaplar dosyada görünür.
Net olalım: saç ekimine özel hazır seans notu, form veya onam şablonu gelmez. Bunları bir kez kendiniz kurarsınız. eKlinisyen bir ameliyathane yönetim yazılımı değildir; ekip görev dağılımı, cerrahi set planlaması ya da seyahat organizasyonu için tasarlanmadı.
Temsili ekran. Alanları siz tanımlarsınız.
Saç ekiminde sonucu anlatan tek şey iki karenin yan yana gelmesi. Ama bu iki kare farklı açıdan ve farklı oranda kırpılmışsa karşılaştırma inandırıcılığını kaybeder, hasta da bunu hemen sezer.
eKlinisyen'de fotoğraf üç adımda kaydedilir: öncesi karesi ve tarihi, sonrası karesi ve tarihi, ardından not. Kritik ayrıntı şu: sonrası fotoğrafı öncekiyle aynı en-boy oranına kilitlenerek kırpılır. Farklı orandaki bir kareyi zorla yerleştirmenize izin verilmez. İki tarih arasındaki gün farkı otomatik hesaplanır, karşılaştırma sürgülü görünümle yapılır.
Sonrası karesi henüz çekilmediyse kayıt bekliyor durumunda durur. Bu küçük ayrıntı pratikte çok işe yarar: hangi hastanın altıncı ay fotoğrafının eksik olduğu listeden görülür ve o hastayı aramak için birinin hatırlaması gerekmez. Görseller herkese açık bir adreste tutulmaz, hasta dosyasında kalır ve yalnızca yetkili kullanıcı oturumuyla açılır. Çekim izni de aynı sistemde imzalı durduğu için görseli hangi izinle kullandığınız belirsiz kalmaz.
Hastaya bağlantı gönderirsiniz, metni okuyup ekrandan imzalar. İmza görüntüsünün yanında imza zamanı, IP adresi ve tarayıcı bilgisi kayda geçer ve belge dosyada durur. Onam bağlantısı 30 gün geçerlidir. Hazır şablonlar arasında KVKK aydınlatma metni, KVKK açık rıza beyanı, genel tedavi onamı, fotoğraf ve video çekim izni, 18 yaş altı için veli onamı ve üçüncü taraf veri paylaşım izni var.
Net olalım: saç ekimine özel hazır onam metni gelmez. Kendi metninizi bir kez şablon olarak eklersiniz, aynı imza akışıyla çalışır. Metnin hukuki içeriği sizin sorumluluğunuzdadır. Yurt dışı hastalar için hazır çok dilli form şablonu da bulunmaz; metni istediğiniz dilde kendiniz yazarsınız, imza ve saklama akışı dilden bağımsız aynı çalışır.
Saç ekiminde boşa giden bir işlem günü ay sonunu bozar. Bu yüzden kapora artık elle işlediğiniz bir kayıt değil, randevunun şartı. Bir hizmet için kapora (yüzde ya da sabit TL) veya tam bedel ön ödemesi istersiniz; IBAN ve alıcı adını bir kez tanımlarsınız, botu danışanla o paylaşır.
Danışan dekontu WhatsApp'tan atar, AI tutarı okur ve kayıt Dekont Onayları kuyruğuna düşer — onaysız ödeme kaydı oluşmaz. Onaya kadar takvimde "Kapora bekleniyor · X TL" rozeti durur. Süre dolunca (varsayılan 24 saat) randevu otomatik iptal edilir, slot açılır ve danışana bildirilir. Parayı elden aldıysanız panelden "elden alındı, kesinleştir" ile dekont beklemeden onaylarsınız. Akış, kayıtlı olmayan, size ilk kez yazan danışanda da çalışır.
İşlem yüksek tutarlı ve ödeme genelde parçalı. Toplam fiyat, ödenen tutar ve kalan borç ayrı alanlarda tutulur. Onaylanan kapora kasaya işlenir, kalan borç otomatik hesaplanır ve hasta kapıdan girdiğinde bakiye görünür. Nakit, kart, havale ve online tahsilat ayrı kasa bakiyeleriyle izlenir.
Net olalım: sistemde gömülü bir ödeme geçidi yoktur; kapora havale/EFT ile IBAN'a gelir, dekont üzerinden onaylanır. Kart tahsilatını kendi cihazınızdan yapıp kaydı eKlinisyen'e işlersiniz. Hastanın kartından her ay otomatik çeken bir taksit planı kurulamaz.
Odalarınızı tanımlarsınız ve istersen bir odayı yalnızca belirli hizmet türlerine açarsınız. Aynı odaya ya da aynı uzmana çakışan saatte ikinci randevu yazılmak istendiğinde sistem uyarır. Kontrol süre bazlı çalışır; işlem süresi ve arkasına bırakılan mola dikkate alınır. Ayrı bir cihaz veya ekipman takvimi yoktur, çakışma kontrolü oda ve uzman üzerinden yürür.
Yurt dışı hasta bu sektörün ana damarı. İki yer kanıyor: ilk temastaki dil ve kullanılan ürünün yasal bildirimi. İkisi de akışın içinde.
Danışan Arapça yazarsa bot Arapça, Almanca yazarsa Almanca cevaplar. Hangi dilde yazıldığını bot kendisi görür; numaraya dil etiketi atamanız, ayrı bir hat kurmanız ya da bir ayar açmanız gerekmez. Fiyat sorusu, müsait saat sorusu ve randevu onayı aynı dilde döner. Gece yarısı Londra'dan gelen mesaj, sabah ekibin tercümana sorması için beklemez.
Saç ekiminde kullanılan tıbbi ürünün ÜTS kullanım bildirimi hastaya bağlı gider ve kimlik olarak TCKN, pasaport numarası veya YKN kabul edilir. Yani TC kimlik numarası olmayan hasta bildirimi tıkamaz. Depodan gelen ürünü ÜTS'den kabul edip lot ve seri ile stoğa alırsınız; GS1 karekodu okuttuğunuzda UNO, lot, seri ve son kullanma tarihi kendiliğinden dolar. Son kullanma tarihi geçen veya fire olan malzeme için imha ve bertaraf bildirimi, iade ve sevk için verme bildirimi aynı yerden yapılır.
ÜTS'ye ulaşılamadığında klinik akışı durmaz: bildirim kuyrukta bekler, bekleyen ya da hatalı iş varsa merkez sahibine WhatsApp'tan uyarı gider. Ayrıntılar ÜTS bildirimi programı sayfasında.
Net olalım: uçuş, transfer ve konaklama gibi seyahat organizasyonu için ayrı bir modül yoktur. Hazır çok dilli form şablonu da gelmez; form ve onam metnini istediğiniz dilde kendiniz yazarsınız. Dil aynalama WhatsApp yazışmasında çalışır.
Olaya kural bağlarsınız, mesaj WhatsApp üzerinden kendiliğinden gider.
Net olalım: işlem tarihine bakıp altıncı ve on ikinci aya kendiliğinden kontrol randevusu açan hazır bir akış yoktur. Kontrol tarihini siz koyarsınız, hatırlatmayı ve takibi sistem taşır.
| Konu | WhatsApp + Excel | Genel randevu programı | eKlinisyen |
|---|---|---|---|
| Gelen ilgi | Çalışanın telefonunda | Kayıt yok, sadece randevu | Beş aşamalı pano, kanban veya liste |
| Kaynak ölçümü | Yok | Yok | Kayıt başına kaynak, ay sonu rakam |
| Kararsız hasta | Hatırlayan olursa aranır | Takip edilmez | Panoda bekler, filtreyle toplu temas |
| İşlem kaydı | Serbest not | Serbest not | Kendi şablonunuz: greft sayısı, yöntem, alan |
| Foto takibi | Telefon galerisi | Albüme yükleme | Aynı orana kilitli kırpma, eksikler listede |
| Onam | Kâğıt, klasörde | Dosya yükleme | Ekrandan imza + zaman, IP, tarayıcı kaydı |
| Kalan borç | Ayrı defter | Takip edilmez | Toplam, ödenen, kalan aynı dosyada |
| Hatırlatma | Elle arama | Tek tip SMS | Olaya bağlı kurallar, WhatsApp |
Hatırlatma ve takip akışıyla bunun ne kadarı geri gelir? Aşağıda kendi rakamlarınızla oynayın.
14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Panonuzu kurun, konsültasyon şablonunuzu tanımlayın, mevcut hasta listenizi aktarın.