Gelen talep, konsültasyon, imzalı onam, fotoğraf arşivi, kontrol takibi ve kalan ödeme tek hasta dosyasında toplanır.
Bu çözümü estetik cerrahi hasta takip programı, plastik cerrahi klinik yazılımı, estetik cerrah muayenehane programı ya da estetik cerrahi CRM diye arıyor olabilirsiniz. Hangi adla ararsanız arayın, önce şunu netleştirelim: ameliyat sürecin yalnızca bir günü. Öncesinde haftalar süren bir karar süreci, sonrasında aylar süren bir kontrol dönemi var ve zaman kaybı neredeyse tamamen bu iki uçta yaşanıyor.
Bu sayfada gelen talebin nasıl kayda alındığını, hazır konsültasyon ve post-op şablonlarının içinde hangi alanların bulunduğunu, onamın nasıl imzalatıldığını, öncesi/sonrası karşılaştırmasının nasıl çarpıtılmadan tutulduğunu ve tahsilatın nasıl izlendiğini anlattık. Yapmadığımız şeyler için ayrı bölüm açmamıza gerek yok, çünkü en başta söylüyoruz: burası bir ameliyathane yönetim yazılımı değil.
Cerrahi tarafı zaten sizde. Vaktinizi ve hastanızı kaybettiğiniz yer genelde masanın dışı.
WhatsApp, telefon, DM ve web formu ayrı ayrı. Kimle görüşüldü, kim fiyat bekliyor, kim vazgeçti kimse net bilmiyor.
Hangi hasta neyi ne zaman imzaladı, kâğıdı bulmadan cevap veremiyorsunuz. Denetimde iş dolap karıştırmaya kalıyor.
Öncesi ve sonrası binlerce karenin arasında. Karşılaştırmak için kaydırıyor, hastaya göstermek için arıyorsunuz.
Kontrol tarihini siz hatırlıyorsunuz. Hatırlamadığınız hasta bir daha uğramıyor, sonucu da hiç öğrenemiyorsunuz.
Gelen her talep panoya bir kart olarak düşer. Kartı sürükleyerek ilerletirsiniz; hangi hastanın hangi aşamada beklediği listeye bakınca görünür.
Her potansiyel hasta beş aşamadan birinde durur: yeni, iletişim kuruldu, nitelikli, dönüştü, kaybedildi. Estetik cerrahide karar süreci uzun olduğu için bu yapı asıl işini düşünme aşamasında yapar; kararsız hasta panoda bekler ve unutulmaz. Her kayda kaynak yazarsınız, etiket ekleyip not tutarsınız. Hasta karar verdiğinde kayıt tek işlemle hasta dosyasına dönüştürülür ve o güne kadar biriken görüşme geçmişi kaybolmaz.
Plastik cerrahi için iki seans notu şablonu kurulumda tanımlı gelir. İlk günden itibaren not tutmaya başlayabilirsiniz, sıfırdan form kurmakla uğraşmazsınız.
Ön görüşme şablonu: talep edilen operasyon, hastanın beklentisi ve şikayeti, fizik muayene bulguları, geçirilen ameliyatlar, kronik hastalık ve düzenli ilaçlar, bilinen ilaç alerjisi, tıbbi fotoğraf çekildi işareti, ameliyat kararının karşılıklı alındığı onayı, planlanan operasyon tarihi.
Post-op kontrol şablonu: gerçekleşen operasyon ve tarihi, kaçıncı hafta veya ay kontrolü, subjektif şikayetler, yara yeri iyileşmesi için 0-10 ölçek, ödem ve ekimoz gözlemi için 0-5 ölçek, enfeksiyon ve komplikasyon belirtisi, pansuman veya dikiş alımı, masaj ve koruyucu giysi önerisi, genel kontrol notları.
Ölçek alanları sayısal olduğu için birinci hafta ile üçüncü ay arasındaki seyri karşılaştırabilirsiniz. Şablonlara kendi alanlarınızı ekleyebilir, istemediğinizi çıkarabilirsiniz.
Net olalım: bu iki şablon hekimin ya da ekibin doldurduğu seans notudur, hastaya link olarak gönderilen bir form değil. Hastaya link göndermek isterseniz form altyapısı ayrıca var ve geçerlilik süresini siz belirlersiniz, ancak estetik cerrahiye özel hazır hasta formu gelmez.
Temsili ekran. Hazır şablon alanları gösteriliyor.
Hazır gelen şablonlar: KVKK aydınlatma metni, KVKK açık rıza beyanı, genel tedavi onamı, fotoğraf ve video çekim izni, 18 yaş altı için veli onamı, üçüncü taraf veri paylaşım izni.
Net olalım: rinoplasti veya liposuction gibi operasyona özel aydınlatılmış onam metni hazır gelmez. Kendi metninizi bir kez şablon olarak eklersiniz, aynı imza akışıyla çalışır. Metnin hukuki içeriği sizin sorumluluğunuzdadır.
Estetik cerrahide sonucu anlatan tek şey iki karenin yan yana gelmesi. Ama bu kareler farklı oranda kırpılmışsa karşılaştırma inandırıcılığını kaybeder ve bunu en çok hasta sezer.
Fotoğraf üç adımda kaydedilir: öncesi karesi ve tarihi, sonrası karesi ve tarihi, ardından not. Kritik ayrıntı şu: sonrası fotoğrafı öncekiyle aynı en-boy oranına kilitlenerek kırpılır. Farklı orandaki bir kareyi zorla yerleştirmenize izin verilmez. İki tarih arasındaki gün farkı otomatik hesaplanır, karşılaştırma sürgülü görünümle yapılır.
Sonrası karesi henüz çekilmediyse kayıt bekliyor durumunda durur. Böylece takip fotoğrafı eksik kalan hastalar listeden görülür ve o hastayı çağırmak için birinin hatırlaması gerekmez. Görseller herkese açık bir adreste tutulmaz, hasta dosyasında kalır ve yalnızca yetkili kullanıcı oturumuyla açılır. Çekim izni de aynı sistemde imzalı durduğu için görseli hangi izinle kullandığınız belirsiz kalmaz.
Kullanıcı yetkileri rol bazlı çalışır; sekreterin göreceği ile hekimin göreceği ekranlar ayrılabilir. KVKK aydınlatma metni ve açık rıza beyanı imzalı hâlde dosyada saklanır. Onam, çekim izni ve veri paylaşım izni aynı yerde durduğu için hangi verinin hangi izne dayandığı belirsiz kalmaz.
Olaya kural bağlarsınız, mesaj WhatsApp üzerinden kendiliğinden gider.
Tahsilat tarafında toplam fiyat, ödenen tutar ve kalan borç ayrı alanlarda tutulur. Ön ödeme aldığınızda kasaya işlenir, kalan borç otomatik hesaplanır ve hasta dosyasında görünür. Nakit, kart, havale ve online tahsilat ayrı kasa bakiyeleriyle izlenir.
Net olalım: ameliyat tarihine bakıp birinci haftaya, birinci aya ve altıncı aya kendiliğinden randevu açan hazır bir akış yoktur; tarihleri siz belirlersiniz. Sistemde gömülü bir ödeme geçidi de yoktur, tahsilatı kendi kanalınızdan yapıp kaydı işlersiniz. Hastanın kartından her ay otomatik çeken taksit planı kurulamaz.
| Konu | WhatsApp + kâğıt dosya | Genel randevu programı | eKlinisyen |
|---|---|---|---|
| Gelen talep | Sekreterin telefonunda | Kayıt yok | Beş aşamalı pano, kanban veya liste |
| Kararsız hasta | Hatırlayan olursa aranır | Takip edilmez | Panoda bekler, filtreyle toplu temas |
| Konsültasyon kaydı | Serbest not | Serbest not | Hazır ön görüşme şablonu, 9 alan |
| Post-op kontrol | Karalama | Serbest not | Hazır şablon, 0-10 ve 0-5 ölçekli |
| Onam | Kâğıt, klasörde | Dosya yükleme | Ekrandan imza + zaman, IP, tarayıcı kaydı |
| Öncesi / sonrası | Telefon galerisi | Albüme yükleme | Aynı orana kilitli kırpma, eksikler listede |
| Kalan borç | Ayrı defter | Takip edilmez | Toplam, ödenen, kalan aynı dosyada |
| Ameliyathane yönetimi | — | — | Yok, bu ürün onu kapsamaz |
Hatırlatma ve takip akışıyla bunun ne kadarı geri gelir? Aşağıda kendi rakamlarınızla oynayın.
14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Konsültasyon ve post-op şablonları hazır gelir; siz operasyon listenizi ve onam metinlerinizi tanımlarsınız.