Uygulama seans notuna işlenirken markası ve lot numarası da yazılır, sarf stoktan düşer, onam ekrandan imzalanmış olarak dosyada durur. Üç yıl sonra sorulsa bile cevap kayıtta.
Bu çözümü medikal estetik programı, medikal estetik hasta takip programı, estetik merkezi yazılımı ya da estetik klinik programı diye arıyor olabilirsiniz. Hangi adla ararsanız arayın, medikal estetiği güzellik merkezinden ayıran şey aynı: burada satılan bir hizmet değil, uygulanan bir tıbbi işlem. Dolayısıyla ticari kayıt tek başına yetmiyor, yanında klinik kayıt da tutulmak zorunda.
Bu sayfada uygulanan ürünün ve lot numarasının nasıl kaydedildiğini, onamın ekrandan nasıl imzalatıldığını, öncesi/sonrası karelerinin nasıl çarpıtılmadan karşılaştırıldığını, sarfın işlem başına nasıl düştüğünü ve hangi işlemin gerçekten kâr ettiğini nasıl göreceğinizi anlattık. Yapmadığımız şeyleri de açıkça yazdık, çünkü kurulumdan sonra sürprizle karşılaşmanızı istemiyoruz.
Kutu çöpe gitti, defterde sadece "botoks yapıldı" yazıyor. Üründe bir sorun çıksa hangi hastaya hangi partiden uygulandığını geriye dönük çıkarmanın yolu kalmıyor.
İmzalı form var ama hangi dolapta, hangi tarihli olduğu belirsiz. Aranan tek bir belge yüzünden yarım saat klasör karıştırılıyor.
Aynı üründen üç farklı partide stok var, hangisinin tarihi önce dolduğu takip edilmiyor. Fark edildiğinde ürün çöpe gidiyor.
Ciro belli, sarf gideri belli, ama ikisi işlem düzeyinde birleşmiyor. En çok yapılan işlemin en çok kazandıran işlem olduğu varsayılıyor.
Botoks ve dolgu için hazır bir seans notu şablonu gelir. İçinde bu sektörde kritik olan alanlar zaten tanımlıdır; siz sıfırdan form kurmakla uğraşmazsınız.
Kalıcı makyaj için ayrı bir şablon daha var: pigment marka ve renk kodu, iğne tipi ve ölçüsü, cilt reaksiyonu ölçeği, rötuş gerekliliği ve bakım talimatı. Her iki şablona kendi alanlarınızı ekleyebilir, istemediğinizi çıkarabilirsiniz.
Temsili ekran. Alanlar sizin şablonunuza göre değişir.
Kâğıt onamın tek sorunu yer kaplaması değil; aranınca bulunamaması.
Hazır gelen şablonlar: KVKK aydınlatma metni, KVKK açık rıza beyanı, genel tedavi onamı, fotoğraf ve video çekim izni, 18 yaş altı için veli onamı, üçüncü taraf veri paylaşım izni.
Net olalım: botoks, dolgu ya da mezoterapi gibi işleme özel hazır onam metni gelmez. Kendi metninizi bir kez şablon olarak eklersiniz, sonrasında aynı imza akışıyla çalışır. Metnin hukuki içeriği sizin sorumluluğunuzdadır.
Estetikte sonucu anlatan şey cümle değil, iki karenin yan yana gelmesi. Ama bu iki kare farklı oranlarda kırpılmışsa karşılaştırma güvenilirliğini kaybeder, hasta da bunu sezer.
eKlinisyen'de fotoğraf üç adımda kaydedilir: öncesi karesi ve tarihi, sonrası karesi ve tarihi, ardından tedavi notu. Kritik ayrıntı şu: sonrası fotoğrafı öncekiyle aynı en-boy oranına kilitlenerek kırpılır. Farklı orandaki bir kareyi zorla yerleştirmenize izin verilmez. İki tarih arasındaki gün farkı otomatik hesaplanır, karşılaştırma sürgülü görünümle yapılır.
Sonrası karesi henüz çekilmediyse kayıt bekliyor durumunda durur; böylece hangi hastanın takip fotoğrafının eksik olduğu listeden görülür. Görseller herkese açık bir adreste bulunmaz, hasta dosyasında kalır ve yalnızca yetkili kullanıcı oturumuyla açılır. Çekim izni de aynı sistemde imzalı olarak durduğu için görselin hangi izne dayandığı belirsiz kalmaz.
Temsili rakamlar. Kendi fiyat ve reçetenizle hesaplanır.
Ürünler lot bazında tutulur. Yani aynı üründen farklı tarihli partiler ayrı izlenir ve son kullanma tarihi yaklaşan lotlar uyarı üretir. Rafta üç parti varsa hangisinin önce bitmesi gerektiği tahmine kalmaz.
Maliyetin üç bileşeni de sistemde durduğu için işlem kârlılığı gerçek veriyle çıkar: hizmet fiyatı, reçeteden gelen malzeme tutarı ve uygulayan personelin hak edişi. Bir işlemi ay içinde kaç kez yaptığınız ve ne kadar sarf yediği raporlanır. En çok yapılan işlemin en çok kazandıran işlem olduğu varsayımı bu noktada test edilir; sonuç genelde şaşırtır.
Çoğu programda paket tek bir sayaçtır ve her gelişte bir düşer. Medikal estetikte bu yetmez, çünkü bir pakette birden fazla işlem satılabiliyor. eKlinisyen'de paketin içine hizmet kalemleri koyarsınız ve her kalemin kendi adedi ile kullanılan sayısı ayrı tutulur. Bir kalemden seans işlendiğinde yalnızca o satır ilerler, diğerleri olduğu yerde kalır. Seans iptal edilir veya geri alınırsa hak geri döner. Pakete son kullanma tarihi de verebilirsiniz.
Medikal estetik paketleri yüksek tutarlı olduğu için ödeme çoğu zaman parçalıdır. Her pakette toplam fiyat, ödenen tutar ve kalan borç ayrı alanlarda tutulur. Satışta peşinat aldıysanız peşinat kasaya paket satışı olarak yazılır, kalan borç otomatik hesaplanır. Hasta kapıdan girdiğinde borcunun olup olmadığı hatırlamaya kalmaz. Nakit, kart, havale ve online tahsilat ayrı kasa bakiyeleriyle izlenir; sistemde gömülü bir ödeme geçidi yoktur, tahsilatı kendi cihazınızdan yapıp kaydı işlersiniz.
Her personel için sabit maaş, prim veya ikisinin birleşimi tanımlanır. Prim sabit oran olabilir ya da seans aralığına göre kademeli kurulabilir: örneğin ilk 30 seansa bir oran, üzerine daha yüksek bir oran. Uygulamalar personele bağlı işlendiği için hak ediş ay boyunca kendiliğinden birikir ve ay sonunda bordro taslağı tek tıkla çıkar. Ay sonunda hesap makinesiyle prim çıkarma işi biter.
Olaya kural bağlarsınız, mesaj WhatsApp üzerinden kendiliğinden gider.
Net olalım: işlem türüne göre otomatik olarak on beşinci güne kontrol randevusu açan hazır bir akış yoktur. Kontrol tarihini siz belirlersiniz, hatırlatmayı ve takibi sistem taşır. Ayrıca hazır bir e-Reçete, MHRS veya Medula entegrasyonu bulunmaz; reçeteyi resmî sistemlerden yazmaya devam edersiniz.
| Konu | Excel + defter | Genel randevu programı | eKlinisyen |
|---|---|---|---|
| Uygulanan lot kaydı | Yok, kutu çöpte | Serbest not alanına elle | Şablonda ayrı alan, her seansta istenir |
| Onam | Kâğıt, klasörde | Dosya yükleme | Ekrandan imza + zaman, IP, tarayıcı kaydı |
| Öncesi / sonrası | Telefon galerisi | Albüme yükleme | Aynı orana kilitli kırpma, sürgülü karşılaştırma |
| Sarf takibi | Göz kararı | Basit adet düşümü | Lot bazlı, son kullanma uyarılı, reçeteyle otomatik |
| İşlem kârlılığı | Ay sonu tahmini | Yalnızca ciro | Fiyat − sarf − hak ediş, işlem düzeyinde |
| Paket bakiyesi | Kart veya not | Tek sayaç | Kalem kalem sayaç, borçla birlikte |
| Personel primi | Ay sonu hesap makinesi | Yok | Kademeli oran, bordro taslağı |
| Hatırlatma | Elle arama | Tek tip SMS | Olaya bağlı kurallar, WhatsApp |
Hatırlatma ve geri kazanım akışıyla bunun ne kadarı geri gelir? Aşağıda kendi rakamlarınızla oynayın.
14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. İşlemlerinizi tanımlayın, sarf reçetelerinizi kurun, mevcut hasta listenizi aktarın.