60 dakikalık masaj 60 dakika bloke eder, 90 dakikalık 90. Oda doluysa üstüne randevu yazılmaz. Müşterinin tercih ettiği terapist ise dosyada kendiliğinden durur.
Bu çözümü masaj salonu programı, spa yönetim programı, masaj randevu programı ya da spa müşteri takip programı diye arıyor olabilirsiniz. Hangi adla ararsanız arayın, spa işletmesini zorlaştıran şey randevu almak değil: randevuyu doğru odaya ve doğru terapiste yerleştirmek. Hizmetlerin süresi farklı, odalar sınırlı, terapistlerin uzmanlığı ayrı ve müşteri genelde aynı kişiyi istiyor.
Bu sayfada hizmet süresinin takvimi nasıl etkilediğini, oda ve terapist çakışmasının nasıl engellendiğini, müşteri tercihinin nasıl kendiliğinden hatırlandığını, paket bakiyesinin nasıl izlendiğini ve komisyonun nasıl hesaplandığını anlattık. Yapmadığımız şeyleri de yazdık — bahşiş takibi ve otomatik yenilenen üyelik bu sistemde yok, en baştan bilin.
Saat müsait görünüyor ama o odada 90 dakikalık bir seans sürüyor. Müşteri lobide bekliyor, günün tamamı domino gibi kayıyor.
Oda toplanacak, çarşaf değişecek, terapist nefes alacak. Deftere tek satır yazıldığı için bu payların hiçbiri hesapta yok.
Müşteri aynı terapisti istiyor ama bunu hatırlamak resepsiyonun hafızasına kalmış. Vardiya değişince bilgi de gidiyor.
Kim kaç seans yaptı, hangisi paketten düştü, hak ediş ne kadar? Hesap makinesiyle çıkarılıyor ve her ay tartışma çıkıyor.
Her hizmet için süreyi ayrı tanımlarsınız. Bu süre listede yazan bir bilgi değil, randevunun bitiş saatini hesaplayan değerdir. Takvim boşlukları da bu süreye göre hesaplanır; sabit saat ızgarası yerine hizmetin sığdığı gerçek pencereler önerilir.
Çakışma kontrolü iki boyutta birlikte çalışır: oda ve terapist. Buhar odasına yalnızca ilgili hizmetleri planlanabilir hale getirebilirsiniz, böylece yeni gelen resepsiyonist yanlış odaya randevu yazamaz.
Net olalım: ayrı bir cihaz veya ekipman takvimi yoktur. Çakışma kontrolü oda ve terapist üzerinden yürür. Ekipmanlarınız farklı odalardaysa bu pratikte aynı işi görür.
Temsili ekran. Süreleri ve odaları siz tanımlarsınız.
Spa'da müşteri sadakati çoğu zaman işletmeye değil, o kişiye bakan terapiste bağlıdır. Bu yüzden "geçen sefer kim bakmıştı" sorusunun cevabı kritik ama genelde kimsenin sorumluluğunda değil.
eKlinisyen'de bu bilgi elle girilmeyi beklemez. Müşterinin ilk seansı tamamlandığında o seansı veren terapist, müşterinin tercih edilen uzmanı olarak dosyaya işlenir. Sonraki randevularda ve WhatsApp botunun önerdiği saatlerde bu tercih dikkate alınır. Tercih edilen hizmet türü de aynı şekilde tutulur, yani müşterinin hep aynı masajı aldığı bilgisi de kayıtta durur.
Terapist değişse bile müşteri deneyiminin değişmemesi için detayın dosyada olması gerekir. İki yolla tutarsınız. Birincisi seans notu: her seansta ne uygulandığını ve müşterinin geri bildirimini yazarsınız, sonraki terapist dosyayı açıp okur. İkincisi özel alan: müşteri kartına kendi alanlarınızı ekleyebilirsiniz — basınç tercihi için seçim listesi, ağırlık verilen bölge için metin, kaçınılacak bölge için not alanı. Bir kez tanımlarsınız, her müşteride aynı düzende görünür.
Net olalım: masaj ve spa için hazır bir seans notu şablonu gelmez. Şablonu bir kez kendiniz kurarsınız; kullanabileceğiniz alan tipleri metin, sayı, seçim listesi, tarih, onay kutusu ve uzun metin.
Temsili ekran. Paket kalemlerini siz kurarsınız.
Çoğu programda paket tek bir sayaçtır ve her gelişte bir düşer. Spa'da bu yetmez, çünkü müşteri bir gün klasik masaj, bir gün aromaterapi alıyor. Paketin içine hizmet kalemleri koyarsınız ve her kalemin kendi adedi ile kullanılan sayısı ayrı tutulur. Seans işlendiğinde yalnızca ilgili satır ilerler; iptal edilirse hak geri döner.
Komisyon seans bazlı çalışır. Örneğin ilk 30 seansa bir oran, üzerine daha yüksek bir oran tanımlarsınız. Seanslar terapiste bağlı işlendiği için hak ediş ay boyunca kendiliğinden birikir, ay sonu hesap makinesi çıkarmaya gerek kalmaz.
Kurulumdan sonra sürprizle karşılaşmanızı istemiyoruz.
Ayrı bir bahşiş kalemi bulunmuyor. Sistem tahsilatı ödeme kaydı olarak tutar; bahşişi ayrı izleyip terapist bazında raporlayan bir alan yoktur. Komisyon hesabı seans üzerinden çalışır, bahşiş bu hesaba girmez. Bahşişi işletme içinde nasıl paylaştırıyorsanız o akış dışarıda kalır.
Müşterinin kartından her ay otomatik tahsilat yapan bir abonelik modeli bulunmuyor. Aylık sınırsız kullanım gibi bir üyelik kurgusu için sistem uygun değil. Bunun yerine paket seans yapısını kullanırsınız: müşteri belirli sayıda seans hakkı alır, seanslar düştükçe bakiye azalır, paket bitmeye yaklaştığında otomatik yenileme hatırlatması gider. Pratikte spa işletmelerinin büyük kısmı bu şekilde çalışıyor.
Sistemin içinden kart çeken bir ödeme altyapısı yoktur. Tahsilatı kendi POS cihazınızdan veya online kanalınızdan yapar, kaydı eKlinisyen'e işlersiniz. Nakit, kart, havale ve online tahsilat ayrı kasa bakiyeleriyle izlenir, gün sonu kapanışta hangi kasada ne kadar olduğu net görünür.
Olaya kural bağlarsınız, mesaj WhatsApp üzerinden kendiliğinden gider.
Müşteri tarafında bot müsait saatleri hizmet süresine göre hesaplayıp önerir ve tercih edilen terapisti dikkate alır. İşletme sahibi tarafında da bot çalışır: uygulama açmadan günün doluluğunu, ciroyu ya da bir müşterinin paket bakiyesini sorup öğrenebilirsiniz.
| Konu | Defter + Excel | Genel randevu programı | eKlinisyen |
|---|---|---|---|
| Hizmet süresi | Kafadan hesap | Tek tip slot | Hizmete özel süre + mola payı |
| Oda çakışması | Görülmez | Yalnızca personel | Oda + terapist birlikte, süre bazlı |
| Oda kısıtı | Yok | Yok | Oda yalnızca belirli hizmetlere açılır |
| Tercih edilen terapist | Resepsiyonun hafızası | Kayıt yok | İlk seans sonrası dosyaya işlenir |
| Müşteri tercihleri | Kenara not | Serbest metin | Özel alanlar + seans notu geçmişi |
| Paket bakiyesi | Kart veya çetele | Tek sayaç | Kalem kalem sayaç, borçla birlikte |
| Komisyon | Ay sonu hesap makinesi | Yok | Kademeli oran, bordro taslağı |
| Randevu alma | Telefon | Web formu | WhatsApp botu, süre ve tercihe duyarlı |
Hatırlatma ve geri kazanım akışıyla bunun ne kadarı geri gelir? Aşağıda kendi rakamlarınızla oynayın.
14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Hizmet menünüzü süreleriyle tanımlayın, odalarınızı ekleyin, mevcut müşteri listenizi aktarın.