Paketi tanımlayın, seans kendiliğinden düşsün. "Kaç seansım kaldı" sorusuna defterden değil kayıttan cevap verin. Gelmeyi bırakan müşteriyi filtreleyip WhatsApp'tan geri çağırın, kaç randevu döndüğünü görün.
Bir güzellik merkezi işletirken aradığınız çözümü güzellik merkezi programı, güzellik merkezi yazılımı, güzellik salonu randevu programı ya da müşteri takip programı diye arıyor olabilirsiniz. Hangi adla ararsanız arayın ihtiyaç aynı: randevuyu çakıştırmadan planlamak, satılan paketin kaç seansının kaldığını tartışmasız bilmek, kasanın kuruşunun tutması ve gelmeyi bırakan müşteriyi zamanında geri çağırmak.
eKlinisyen bunları tek abonelikte birleştirir; ayrı bir randevu programı, ayrı bir stok programı ve ayrı bir prim tablosu tutmanız gerekmez. Aşağıda her bir akışın merkezde pratikte nasıl işlediğini, neyi yaptığını ve neyi yapmadığını açıkça anlattık.
Bunların hiçbiri "yazılım yok" diye olmuyor. Kaydın dağınık olması yüzünden oluyor.
Seans kartı yıpranıyor, müşteri evde unutuyor, defterde tarih yok. Tartışmanın sonunda genelde merkez bir seans hediye ediyor. Yılda kaç seans ettiğini kimse hesaplamıyor.
Öncesi bir açıdan, sonrası başka açıdan çekilmiş; karşılaştırma ikna etmiyor. Personel ayrılınca arşiv de gidiyor. Müşteri görselleri kişisel telefonda duruyor.
Paketi biten müşteri bir daha aranmıyor. Dört ay sonra "bizden soğudu" deniyor. Oysa kimse gelmediğini fark etmemiş, kimse dönmesini istememiş.
Ciro belli ama işlem başına ampul, sarf ve prim düşülünce ne kaldığı belli değil. En çok yapılan işlem, en çok kazandıran işlem sanılıyor.
Çoğu programda paket tek bir sayaçtır: "10 seans" der, her gelişte bir düşer. Ama gerçek hayatta müşteri bugün sadece koltukaltına, üç hafta sonra bacağa geliyor. Tek sayaç bu ayrımı tutamaz.
eKlinisyen'de paketin içine istediğiniz kadar hizmet kalemi koyarsınız ve her kalemin kendi adedi ile kullanılan sayısı ayrı tutulur. Koltukaltı seansı işlendiğinde yalnızca o kalemden düşer, bacağın hakkı olduğu gibi kalır.
Bu soru güzellik merkezinde günde onlarca kez soruluyor ve cevabı çoğu zaman bir kağıda ya da birinin hafızasına bağlı. eKlinisyen'de cevap kayıttan gelir. Resepsiyon müşteri kartından anında görür. WhatsApp botu açıksa müşteri kendi numarasından doğrudan sorabilir ve yalnızca kendi paketini görür; merkez sahibi ise tüm müşterilerin paketlerini sorgulayabilir.
Her seansın hangi tarihte, hangi personel tarafından, hangi hizmet için işlendiği kayıtta durur. İtiraz çıktığında tartışmayı hafıza değil geçmiş bitirir. Bu tek başına yılda birkaç düzine hediye edilmiş seansı geri kazandırır.
Kasadan uzaktayken bile satışı kaydedebilirsiniz. Bota "Mehmet'e 10 seans cilt bakımı paketini 50.000'e sattım, 20.000 peşin aldım" yazmanız yeterli: paket müşteriye tanımlanır, peşinat kasaya paket satışı olarak yazılır, kalan borç otomatik hesaplanır. Sonraki tahsilatları işledikçe bakiye kendiliğinden düşer.
Herkese aynı mesajı atmak pahalı ve etkisiz. Sekiz filtreyi birleştirip yalnızca dönmesi muhtemel kişiyi seçin.
Filtreleri birleştirdiğinizde kaç kişiye gideceğini ve örnek isimleri göndermeden önce görürsünüz. Listeyi kaydedip sonra tazeleyebilir, tek tek kişi ekleyip çıkarabilirsiniz.
Mesajın içine müşteriye ait bilgiyi yerleştirebilirsiniz. Ad, soyad, son ziyaret tarihi, toplam seans sayısı, atanmış uzman, son alınan hizmet, aktif paket adı, pakette kalan seans ve borç tutarı dahil on beş değişken kullanılabilir. "Paketinizde 3 seans kaldı" diyen bir mesajın dönüşü, genel bir indirim duyurusuyla kıyaslanmaz.
Net olalım: kampanya kanalı WhatsApp ve e-postadır, toplu SMS gönderimi yoktur. A/B testi de bulunmuyor. Yaşa göre filtreleme yoktur; hedeflemede yaş yerine hizmet geçmişi ve ziyaret davranışı kullanılır.
Beş olaya kural bağlarsınız. Kural bir koşul taşır ve bir aksiyon üretir: müşteriye WhatsApp, size WhatsApp ya da görev.
Fotoğraf üç adımda kaydedilir: öncesi fotoğrafı ve tarihi, sonrası fotoğrafı ve tarihi, ardından tedavi notu. Kritik ayrıntı şu: sonrası fotoğrafı, öncekiyle aynı en-boy oranına kilitlenerek kırpılır. Farklı orandaki iki kare yan yana konduğunda göz yanılır; bu kilit onu engeller. İki tarih arasındaki gün farkı otomatik hesaplanır, "63 gün sonra" etiketi kendiliğinden çıkar.
Karşılaştırma sürgülü görünümle yapılır; ortadaki çizgiyi kaydırdıkça sonrası kare öncekinin üstünden açılır. Sonrası henüz çekilmediyse kayıt "sonrası bekleniyor" olarak durur, yarım kalmış dosyaları listeleyebilirsiniz. Görseller herkese açık bir adreste durmaz, yalnızca yetkili kullanıcı oturumuyla açılır ve müşteri dosyasının içinde kalır.
Ürünler lot bazında tutulur, yani aynı üründen farklı tarihli partiler ayrı izlenir ve son kullanma tarihi yaklaşan lotlar uyarı üretir. Bir hizmete reçete tanımlarsınız: bu işlemde hangi üründen ne kadar harcanıyor. Seans işlendiğinde sarf otomatik düşer. Böylece ay sonunda "bu işlemi 84 kez yaptık, cirosu şu, malzemesi şu" cevabı tahminle değil kayıtla verilir. Fiili stoku sistemdekiyle karşılaştırmak için sayım ekranı vardır.
Botoks ve dolgu gibi işlemlerde seans notu şablonu kullanılan ürünün markası ve lot numarasını ayrı alanda ister; uygulanan miktar, lokal anestezi ve erken komplikasyon alanları da hazır gelir. Bir sorun çıktığında hangi partinin kullanıldığı dosyada durur.
Her personel için sabit maaş, prim veya ikisinin birleşimi tanımlanır. Prim sabit oran olabileceği gibi seans aralığına göre kademeli de kurulabilir: ilk 30 seans için bir oran, üzerine çıkınca daha yüksek bir oran. Seanslar personele bağlı işlendiği için hak ediş ay boyunca kendiliğinden birikir; ay sonunda bordro taslağı tek tıkla çıkar. Kimin kaç seans yaptığı ayrıca raporlanır.
| Durum | Seans kartı / Excel | eKlinisyen |
|---|---|---|
| Kalan seans sorulduğunda | Karta bakılır, kart yoksa hafızaya güvenilir | Kayıttan okunur; müşteri WhatsApp'tan kendi de sorabilir |
| Farklı bölgeler tek pakette | Tek sayaç tutulur, bölge ayrımı elde takip edilir | Her hizmet kalemi kendi adedini ve kullanımını ayrı sayar |
| Paket borcu | Ayrı bir tahsilat defterinde izlenir | Pakette ödenen ve kalan tutar durur, tahsilat işlendikçe düşer |
| Gelmeyi bırakan müşteri | Fark edilirse aranır | Kaç gündür gelmediğine göre filtrelenir; kural kurulursa kendiliğinden uyarır |
| Kampanyanın getirisi | Ölçülemez | İletildi ve okundu izlenir; 7 gün içindeki randevu kampanyaya bağlanır |
| Öncesi / sonrası | Personelin telefonunda, farklı açılarda | Dosyada, aynı en-boy oranında, gün farkı hesaplı, sürgülü karşılaştırmalı |
| Malzeme ve son kullanma | Gözle takip edilir, tarih kaçar | Lot bazında izlenir, tarihi yaklaşan uyarır, seansta otomatik düşer |
| Personel primi | Ay sonu elde hesaplanır, tartışma çıkar | Seans işlendikçe birikir, kademeli oran kurulur, bordro taslağı çıkar |
Hatırlatma ve geri kazanım akışıyla bunun ne kadarı geri gelir? Aşağıda kendi rakamlarınızla oynayın.
14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Hizmetlerinizi ve paket şablonlarınızı tanımlayın, mevcut müşteri listenizi aktarın; kalan seans tartışması aynı hafta biter.