Bacak 6, koltukaltı 8, yüz 4 hepsi tek pakette, her biri kendi sayacıyla. Müşteri sadece koltukaltına geldiğinde yalnızca o kalemden düşer. "Kaç seansım kaldı" sorusunun cevabı hafızada değil kayıtta.
Aradığınız çözümü lazer epilasyon programı, lazer epilasyon takip programı, epilasyon merkezi yazılımı ya da lazer epilasyon randevu programı diye arıyor olabilirsiniz. Hangi adla ararsanız arayın, bu işletmenin en kritik kaydı hep aynı: kim hangi bölgeye kaç seans aldı, kaçını kullandı, ne kadar ödedi.
Bu sayfada paket bakiyesinin bölge bazında nasıl tutulduğunu, borcun nasıl izlendiğini, oda çakışmasının nasıl engellendiğini ve paketi biten müşterinin nasıl geri çağrıldığını anlattık. Ayrıca yapmadığımız şeyleri de açıkça yazdık, çünkü kurulumdan sonra sürprizle karşılaşmanızı istemiyoruz.
Kartta tek bir kutucuk sırası var ama müşteri bir gün sadece koltukaltına, bir gün bacağa geliyor. Hangi bölgeden kaç kaldığı elle çetele tutuluyor, er geç karışıyor.
Paket yüksek tutarlı, ödeme parça parça. Müşteri kapıdan girdiğinde borcu olup olmadığını kimse bilmiyor; hatırlayan olursa tahsil ediliyor.
Defterde saat boş görünüyor ama oda dolu. Müşteri bekliyor, program kayıyor, günün geri kalanı domino gibi geriliyor.
Son seansı yapan müşteri kapıdan çıkıyor ve bir daha aranmıyor. Oysa yenileme teklifinin en etkili olduğu an tam o an.
Çoğu programda paket tek bir sayaçtır: "10 seans" der, her gelişte bir düşer. Lazer epilasyonda bu yapı en baştan kırılır, çünkü müşteri her gelişinde aynı bölgeye gelmiyor.
eKlinisyen'de paketin içine istediğiniz kadar bölge kalemi koyarsınız ve her kalemin kendi adedi ile kullanılan sayısı ayrı tutulur. Koltukaltı seansı işlendiğinde yalnızca o satır ilerler; bacak ve yüz olduğu gibi kalır.
Bu soru lazer merkezinde her gün onlarca kez soruluyor. Kart yıpranıyor, müşteri evde unutuyor, tarih yazılmamış oluyor ve tartışmanın sonunda genelde merkez bir seans hediye ediyor. eKlinisyen'de cevap kayıttan gelir: resepsiyon müşteri kartından anında görür, WhatsApp botu açıksa müşteri kendi numarasından doğrudan sorabilir ve yalnızca kendi paketini görür.
Her seansın hangi tarihte, hangi bölgeye ve hangi personel tarafından işlendiği kayıtta durur. İtiraz çıktığında geçmiş tarih tarih gösterilir. Bu tek başına yılda birkaç düzine hediye edilmiş seansı geri kazandırır.
Lazer paketleri yüksek tutarlı olduğu için ödeme çoğu zaman parça parça ilerler. Her pakette toplam fiyat, ödenen tutar ve kalan borç ayrı alanlarda tutulur. Satışta peşinat aldıysanız peşinat kasaya paket satışı olarak yazılır, kalan borç otomatik hesaplanır; sonraki tahsilatları işledikçe bakiye düşer. Borcu olan müşterileri tek filtreyle listeleyebilir, vadesi geçen bakiye için otomatik hatırlatma kuralı kurabilirsiniz.
Satışı kasadan uzaktayken de kaydedebilirsiniz. Bota "Ayşe'ye tüm vücut 8 seans paketini 30.000'e sattım, 10.000 peşin aldım" yazmanız yeterli: paket tanımlanır, peşinat kasaya yazılır, kalan borç hesaplanır.
Odalarınızı tanımlarsınız ve istersen bir odayı yalnızca belirli hizmet türlerine açarsınız: lazer odasına yalnızca lazer hizmetleri planlanabilir, cilt bakımı oraya düşmez. Aynı odaya ya da aynı uzmana çakışan randevu açılamaz; takvim buna izin vermez. Oda kapatmak istediğiniz bakım veya temizlik aralıklarını blok olarak işaretlersiniz.
Net olalım: çakışma kontrolü oda ve uzman üzerinden çalışır, ayrı bir cihaz takvimi yoktur. Cihazlarınız farklı odalardaysa bu pratikte cihaz çakışmasını da önler. Aynı odada iki cihaz kullanıyorsanız bunu bilerek planlamanız gerekir. Cihaz atış sayacı, bakım periyodu ve amortisman takibi de bulunmuyor; sarf tarafında izlenen şey ürün stoğudur.
Randevu hatırlatmaları WhatsApp üzerinden gider. Bir sonraki seansı müşteri hâlâ merkezdeyken planlarsanız hatırlatma zinciri kendiliğinden kurulur; müşteri isterse WhatsApp botundan da randevu alabilir.
Şunu da söyleyelim: bölgeye göre önerilen hafta aralığını hesaplayıp sonraki randevuyu kendiliğinden öneren hazır bir kural yoktur. Aralığı siz belirlersiniz; sistem hatırlatmayı ve takibi taşır.
Yenilemenin en kolay olduğu an, müşterinin hâlâ geliyor olduğu andır. Beş olaya kural bağlarsınız.
Seans notu alanlarını siz tanımlarsınız. Cihaz, enerji değeri, atış sayısı, cilt tipi, uygulanan bölge ve gözlenen reaksiyon için alan açıp her seansta doldurabilirsiniz. Böylece bir sonraki seansta hangi parametreyle devam edileceği personelin hafızasına kalmaz, dosyadan okunur. Alanlar serbest metin, sayı, ölçek ve işaret kutusu olarak kurulabilir.
Fotoğraf üç adımda kaydedilir: öncesi karesi ve tarihi, sonrası karesi ve tarihi, ardından not. Kritik ayrıntı şu: sonrası fotoğrafı öncekiyle aynı en-boy oranına kilitlenerek kırpılır. Farklı orandaki iki kare yan yana konduğunda göz yanılır; bu kilit onu engeller. İki tarih arasındaki gün farkı otomatik hesaplanır ve karşılaştırma sürgülü görünümle yapılır. Görseller herkese açık bir adreste durmaz, müşteri dosyasında kalır ve yalnızca yetkili kullanıcı oturumuyla açılır.
Müşteriye bir bağlantı gönderirsiniz; formu okuyup ekrandan imzalar. İmza görüntüsü, imza zamanı, IP adresi ve tarayıcı bilgisi kayda geçer, belge dosyada durur. Hazır şablonlar arasında KVKK aydınlatma metni, KVKK açık rıza beyanı, genel tedavi onamı, fotoğraf ve video çekim izni ve 18 yaş altı için veli onamı bulunur. Sosyal medyada paylaşım düşünüyorsanız fotoğraf izni ayrı bir belge olarak imzalanır.
Net olalım: lazer uygulamasına özel hazır bir onam metni gelmez. Kendi metninizi şablon olarak eklersiniz, aynı imza akışıyla çalışır.
Ürünler lot bazında tutulur; aynı üründen farklı tarihli partiler ayrı izlenir ve son kullanma tarihi yaklaşan lotlar uyarı üretir. Bir hizmete reçete tanımlayıp o işlemde hangi üründen ne kadar harcandığını belirlersiniz, seans işlendiğinde sarf otomatik düşer. Ay sonunda hangi işlemin ne kadar malzeme yediği tahminle değil kayıtla bilinir.
| Durum | Seans kartı / Excel | eKlinisyen |
|---|---|---|
| Bölge bazında kalan hak | Tek kutucuk sırası, bölge ayrımı elde çetele | Her bölge ayrı satır, kendi adedini ve kullanımını sayar |
| Kalan seans sorulduğunda | Karta bakılır, kart yoksa hafızaya güvenilir | Kayıttan okunur; müşteri WhatsApp'tan kendi de sorabilir |
| Paket taksiti | Ayrı tahsilat defteri, kapıda görünmez | Ödenen ve kalan tutar pakette durur, tahsilat işlendikçe düşer |
| Oda planlaması | Saat boş sanılır, oda doludur | Aynı odaya çakışan randevu açılamaz; oda hizmet türüyle kısıtlanabilir |
| Paket bitince | Hatırlayan olursa teklif götürülür | Kalan seans eşiğe düşünce mesaj otomatik gider |
| Gelmeyi bırakan | Fark edilirse aranır | Kaç gündür gelmediğine göre filtrelenir, toplu çağrılır |
| Seans parametresi | Deftere el yazısı, sonraki seansta okunmaz | Kendi tanımladığınız alanlarda, dosyada, tarihli |
| Onam | Kağıt, klasörde, imza tarihi belirsiz | Ekrandan imza; imza zamanı, IP ve tarayıcı kayıtlı |
Hatırlatma ve geri kazanım akışıyla bunun ne kadarı geri gelir? Aşağıda kendi rakamlarınızla oynayın.
14 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez. Bölgelerinizi hizmet olarak tanımlayın, paket şablonlarınızı kurun, mevcut müşteri listenizi aktarın.